9 Bí Quyết Để Củng Cố Niềm Tin Với Các Đội Ngũ Làm Việc Từ Xa

Trong khi doanh nghiệp đang tìm hiểu phương thức hợp tác mới với các nhóm làm việc từ xa, những nhà quản lý lại được kêu gọi cần phải thay đổi cách thức lãnh đạo của họ. Khi không thể theo dõi trực tiếp vào công việc của nhân viên, người quản lý cần khuyến khích các thành viên trong đội hoạt động theo hướng phù hợp nhất với cá nhân ấy (mà không phải là cách phù hợp đối với người quản lý). 

Để có thể tạo ra sự thay đổi trong cách hành xử này, điều quan trọng chính là lòng tin. Đối với các nhà quản lý, họ cần phải tin tưởng rằng thành viên trong đội ngũ có thể hoàn thành xong nhiệm vụ và hành xử một cách phù hợp. Về phía nhân viên, họ cần phải tin rằng quản lý có thể hỗ trợ họ bằng những công cụ và thông tin cần thiết bất cứ lúc nào. Nhân viên cũng cần tin rằng quản lý có thể giúp họ giải quyết những vấn đề gây trở ngại trong việc đạt được mục đích của mình.

Niềm tin luôn là một thành tố quan trọng quyết định sự thành công nơi công sở. Trong lúc chúng ta đang phải đổi mới cách thức làm việc, từ phía các nhà quản lý cần duy trì những lập trường thật tích cực. Các nhà quản lý luôn phải tin tưởng những thành viên trong nhóm cũng như có những động thái phản hồi phù hợp trở lại để tạo được sự tin tưởng, giúp nhân viên có thể gắn bó lâu dài cùng họ.

Tại Sao Niềm Tin Là Vô Cùng Quan Trọng Với Những Đội Ngũ Đang Phân Bổ?

Nghiên cứu cho thấy rằng có rất nhiều tác động tích cực đến từ việc tương tác trực tiếp mặt-đối-mặt trong việc xây dựng niềm tin. Do đó, những nhà quản lý cần phải cố tình tạo được sự tin tưởng trong mối quan hệ để có thể củng cố khả năng liên kết, mang lợi ích về cho công ty của mình.

Great Places to Work đã chia sẻ rằng một nơi làm việc chứa đầy sự tin tưởng luôn có những đặc điểm sau:

Thúc đẩy doanh thu – Những công ty thuộc danh sách được công bố của tạp chí Fortune về “100 Công Ty Đáng Làm Việc nhất” có lợi nhuận cao gấp ba lần so với mức trung bình tại thị trường.
Tăng cường phát kiến sáng tạo – Nghiên cứu cho thấy rằng những công ty sáng tạo luôn đạt mức tăng trưởng hằng năm cao gấp 5 lần so với những công ty còn lại.

Niềm tin cũng truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường tích cực và tràn đầy động lực. Khi nhân viên có quyền đưa ra quyết định, họ sẽ dần có được sự tự giác, nhờ vào đó sự liên kết đã được nâng thêm 17% và sự hài lòng được nâng thêm 15%. Cần nhận thức rằng khi nhân viên có được sự tự do để suy nghĩ độc lập, được hợp tác và cùng phát triển ý kiến, không lạ gì khi năng suất và sự liên kết cũng theo đó mà tăng trưởng.

Vào thời điểm mà các nhà quản lý mong muốn phục hồi doanh nghiệp, điều chỉnh chính sách hoạt động của họ cho phù hợp với nhu cầu trong hiện tại và tương lai thì niềm tin chính là điều vô cùng cần thiết dẫn tới sự thành công.

Những Giải Pháp Để Xây Dựng Đội Ngũ Làm Việc Từ Xa

1. Hỗ trợ sức khỏe của nhân viên

Làm việc tại nhà – ngay cả trong điều kiện bình thường có thể xóa bỏ khoảng cách giữa công việc và cuộc sống. Điều này xảy ra khi nhân viên có thể trả lời những email tới trễ trong ngày hoặc nhận điện thoại vào những giờ nghỉ. Dù việc phải thay đổi lịch trình không phải là vấn đề lớn nhưng nó vẫn có thể gây ra rắc rối nếu sức khỏe của nhân viên không được ưu tiên hàng đầu.

Để xây dựng niềm tin, hãy luôn hỏi thăm sức khỏe nhân viên của bạn. Khuyến khích họ dành thời gian nghỉ ngơi và đưa ra các điều chỉnh phù hợp cho việc hòa nhập giữa công việc và cuộc sống. Ngoài vấn đề công việc, hãy luôn hỏi thăm về cuộc sống của họ. Việc làm này sẽ giúp cho những người có xu hướng Xã hội cảm thấy được thấu hiểu, đồng thời có thể cho tất cả nhân viên thấy được rằng bạn luôn dành sự quan tâm đến họ một cách đặc biệt.

2. Đề ra và tuân theo các nguyên tắc về liên kết

Bởi vì tính chất công việc của các đội ngũ là khác nhau, sẽ có ích hơn khi tạo ra các luật lệ về sự liên kết. Mặc dù các nhân viên với xu hướng cơ cấu có thể quan tâm về việc những định dạng mới ảnh hưởng như thế nào tới lịch họp, cách thức giao tiếp, thời gian làm việc chung…vv thì việc đề ra các nguyên tắc khi tham gia sẽ giúp mọi người trong nhóm làm việc được hiệu quả hơn.

Một điều cần cân nhắc nữa là luôn đặt kỳ vọng nhất định về phương thức giao tiếp của đội ngũ. Cần chỉ định những thời điểm không được gửi email hoặc nhắn tin để nhân viên hiểu được rằng thời gian của họ được tôn trọng và để ý tới.

3. Cho phép sự linh hoạt

Mặc dù chúng ta cần phải đưa ra các nguyên tắc về liên kết, sự linh hoạt là một trong những lợi ích chiếm ưu thế khi làm việc từ xa, đặc biệt là khi nhân viên cần chăm sóc sức khỏe cho bản thân, hỗ trợ thành viên trong gia đình và con nhỏ cũng như phải xoay xở với thời hạn của dự án. Việc đề xuất sự linh hoạt cho thấy được sự tin tưởng rằng bạn tự tin nhân viên của bạn sẽ đáp ứng được những cam kết của họ.

Để cân bằng được sự linh hoạt và tính nguyên tắc trong liên kết, phương pháp tốt nhất chính là luôn đảm bảo các thành viên trong nhóm sẽ thông báo với nhau mỗi khi họ cần rời khỏi bàn trong thời gian làm việc tiêu chuẩn.

4. Khuyến khích nhân viên phát kiến sáng tạo

Khi nhân viên cảm thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, họ sẽ có xu hướng tin tưởng quản lý và chia sẻ ý tưởng nhiều hơn. Điều này có thể giúp công ty bạn được đổi mới và thúc đẩy hiệu suất sáng tạo.

Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến cũng giúp kết nối với những người yêu thích lối Suy nghĩ Tư duy, dần dần định hướng họ tới việc động não suy nghĩ thêm những cách thức mới mẻ trong quá trình làm việc. Điều này là đặc biệt quan trọng trong thời kì xuất hiện nhiều biến động.

5. Tăng cường giao tiếp với các thành viên trong nhóm

Khi nhóm của bạn dần quen với mạng lưới làm việc từ xa, sẽ tốt hơn nếu chúng ta biết tăng cường sự giao tiếp với nhau và khi thực hiện điều này, hãy luôn cân nhắc tới trường biểu cảm của mỗi người khi tìm cách kết nối họ.

Những nhân viên thuộc nhóm phần ba đầu tiên trong Xu hướng biểu cảm sẽ trân trọng việc có thêm thời gian để tiếp thu ý kiến, vì thế hãy tăng cường chia sẻ thật nhiều thông tin để họ chuẩn bị, đặc biệt là những thông tin quan trọng trước những buổi họp thông qua email, mạng nội bộ, hoặc các kênh liên lạc như Slack hoặc Team. Và đối với những nhân viên thuộc xu hướng đối lập, họ sẽ thích việc xử lý thông tin ra ngoài. Vậy nên hãy luôn đảm bảo việc chia sẻ và nhắc nhớ được thực hiện bằng hình thức gọi thoại hoặc video chat. Bằng cách tăng cường liên lạc qua các kênh giao tiếp đa dạng này, đội ngũ của bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ và có thể tối ưu hóa việc tiếp nhận thông tin.

6. Tích cực trưng cầu các câu hỏi

Khi bạn chia sẻ thông tin với nhân viên, hãy mời họ đặt thêm những câu hỏi xoay quanh nó. Việc tiếp nhận thêm ý kiến mới sẽ có lợi thế trong việc tác động được các thành viên của nhóm Thuộc tính Phân tích – những người này thường đặt ra câu hỏi “Tại sao?” trước khi tiếp cận công việc mới.

Trong lúc quản lý các đội ngũ làm việc từ xa, hãy dành thời gian để trả lời những câu hỏi, luôn đảm bảo rằng các thành viên trong đội ngũ được giải đáp mọi thắc mắc. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những định hướng cho công việc phía trước và luôn đồng thuận với các kế hoạch được đặt ra.

7. Hướng tới sự đồng thuận – Lắng nghe mà không phán xét

Những người thuộc nhóm phần ba đầu tiên của Tính quyết đoán sẽ tin tưởng vào người quản lý cũng như đội nhóm của họ hơn khi bạn cho thấy rằng bạn đang làm việc theo cách hướng tới sự đồng thuận. Và những người còn lại trong nhóm 3/3 sẽ xây dựng niềm tin của họ nhờ có được cơ hội chia sẻ ý kiến cũng như mọi đóng góp tốt nhất cho công việc.

Hãy cho nhân viên được có cơ hội khẳng định quan điểm của mình đồng thời giúp họ có được đồng thuận trong những bước tiếp theo. Điều này thực sự bổ ích giúp cho đội ngũ nhân viên luôn tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của người quản lý cũng như đồng nghiệp của mình.

8. Khám phá những ý tưởng mới trước khi đưa ra quyết định

Trong quá trình thúc đẩy các sáng kiến, bạn có thể xây dựng niềm tin bằng cách thể hiện sự quan tâm chân thành đến việc khám phá những lựa chọn và bàn luận về các ý tưởng với đội ngũ trước khi ra quyết định chính thức cho con đường phía trước. Việc làm này cũng giúp tăng cường sự hỗ trợ cho các thành viên thuộc nhóm 3/3 của Tính linh hoạt.

Một yếu tố quan trọng nữa là: Hãy tuân thủ theo các quyết định đã được đưa ra. Điều này sẽ được những nhân viên thuộc nhóm ⅓ của Tính linh hoạt trân trọng. Nếu có những khía cạnh cần phải thay đổi – hãy trình bày lý do một cách cụ thể để có thể duy trì niềm tin đối với tất cả mọi người.

9. Hãy cho thấy sự mềm mỏng đúng lúc dành cho các thành viên trong nhóm

Trong một bài blog trước đây, chủ đề bàn luận về tính liên kết giữa Sự mềm mỏng và niềm tin trong công việc đã làm nổi bật các nguồn tin từ Brené Brown. Chúng ta cần tin rằng sự liên kết này là đáng chú trọng hơn bao giờ hết. Sự mềm mỏng không phải xoay quanh việc chia sẻ quá nhiều. Nó xoay quanh việc thể hiện sự cởi mở, trung thực với những lỗi lầm, bày tỏ nỗi quan ngại cũng như biết chấp nhận những phản hồi trái chiều. Khi bạn có thể làm được những điều này đối với các thành viên trong nhóm, họ sẽ luôn tôn trọng và tin tưởng bạn nhiều hơn.

Trong lúc cánh doanh nghiệp đang mở rộng cho hệ thống làm việc từ xa thì niềm tin là một yếu tố quan trọng để việc vận hành được thành công. Xét trên mọi phương diện, khi nhân viên có thể tin tưởng vào người quản lý cũng như đồng nghiệp của mình, công việc sẽ được thuận lợi hơn, hiệu quả hơn, và tích cực hơn rất nhiều.

Nguồn: Emergenetics International