Bảy Thách Thức Tính Lương Biên Chế Hiện Đại

Biên chế thường được xem là một bánh răng trong bánh xe kinh doanh. Tuy nhiên, nó hiếm khi bị trục trặc. Nó phức tạp và đầy thách thức nhưng mặc dù nó không đóng góp trực tiếp vào điểm mấu chốt, nhưng nó cũng không thể thiếu. Đối với bất kỳ tổ chức nào, hiểu được những thách thức chính và đảm bảo nó được định hướng phù hợp để đối phó với chúng là điều tối quan trọng.

Sau đây là bảy trong số những thách thức phổ biến nhất mà bộ phận biên chế hiện đại có thể gặp phải, cũng như một số lời khuyên về cách khắc phục những vấn đề này. Những vấn đề này bao gồm từ thay đổi nhận thức về chức năng trả lương và giảm chi phí để theo kịp việc thay đổi luật pháp và tận dụng tối đa phần mềm hệ thống bảng lương của bạn.

1) Tính lương được định giá thấp trong các tổ chức ngày nay

Tính lương thường được coi là cấp và được xem là không nhiều hơn một hàng hóa trong nhiều công ty ngày nay. Hầu hết nhân viên sẽ có kiến thức hạn chế về bảng lương và chức năng quan trọng mà nó đóng – nó có thể được coi là một gánh nặng hành chính cần thiết nhưng không cung cấp giá trị gia tăng thực sự cho doanh nghiệp.

Đó là một cuộc chiến không ngừng cho các chuyên gia biên chế để thay đổi nhận thức và ý tưởng được hình thành trước về vai trò của họ trong một doanh nghiệp. Nếu bạn gặp phải vấn đề này, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Các yếu tố cốt lõi và đặc điểm của dịch vụ của bạn là gì?
• Các bộ phận khác cần biết gì về dịch vụ của bạn, lợi ích của nó và cách sử dụng dịch vụ tốt nhất?
• Phương tiện truyền thông hiệu quả nhất để phân phối thông điệp này là gì?

2) Chuyển từ chức năng phản ứng sang chủ động

Một phần lý do khiến bảng lương có thể bị đánh giá thấp trong công ty của bạn có thể là vì nó thường được coi là phản ứng. Nhân viên cần được trả lương để bảng lương sắp xếp tiền lương. Quản lý yêu cầu thông tin nhất định để bảng lương cung cấp báo cáo.

Với phần mềm hệ thống bảng lương thương mại, có rất nhiều báo cáo khác nhau, thường được tùy chỉnh có thể được tạo. Thường xuyên hơn không, các báo cáo này được rút ra như một thói quen nhưng dữ liệu không được phân tích chính xác.

Có một cơ hội lớn cho bảng lương để có ảnh hưởng đến chiến lược của công ty, cung cấp cho họ có thể cung cấp thông tin đầy đủ cho những người ra quyết định liên quan.

Ví dụ: một doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên để làm thêm giờ, điều này trả tỷ lệ cao hơn bình thường. Biên chế có thể phân tích chi phí dài hạn của việc này và đưa ra các lựa chọn thay thế, bền vững hơn như đưa nhân viên mới vào làm việc bán thời gian.

3) Luôn cập nhật trong một thế giới liên tục thay đổi

Thế giới luôn thay đổi, nhưng trong những năm gần đây, những thay đổi này đã xảy ra với tốc độ ngày càng tăng.

Những thay đổi này có thể thuộc nhiều loại khác nhau:

• Công nghệ – điện thoại thông minh, máy tính bảng, điện toán đám mây, phiếu thanh toán kỹ thuật số, v.v.
• Pháp luật – Thông tin theo thời gian thực, đăng ký tự động, v.v.
• Thói quen làm việc – tăng tính di động nghề nghiệp, làm việc từ xa, công việc tại hiện trường, v.v.
• Môi trường – gia tăng trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, các sáng kiến xanh của Nhật Bản, v.v.

Để duy trì tính cạnh tranh và thành công, bạn cần phải thích nghi và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Biên chế có thể được xem như là một chức năng kinh doanh lỗi thời, lỗi thời nhưng điều này không phải là sự thật!

Don Tiết sợ thay đổi, thường xuyên hơn không bằng cách chào đón thay đổi, bạn thực sự có thể cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả!

4) Xử lý thông tin theo thời gian thực

Vào tháng 4 năm 2013, HMRC đã giới thiệu sự thay đổi lớn nhất về bảng lương kể từ khi PAYE được triển khai gần 70 năm trước.

Thông tin theo thời gian thực (RTI) yêu cầu nhà tuyển dụng nộp hồ sơ PAYE cho HMRC vào hoặc trước mỗi lần họ trả lương cho nhân viên, thay vì hàng năm vào cuối năm.

Mặc dù RTI là bắt buộc đối với hầu hết mọi chủ lao động ở Anh, một nghiên cứu gần đây cho thấy gần 600.000 chương trình PAYE vẫn chưa chuyển sang quy trình mới và có thể phải đối mặt với các hình phạt từ HMRC.

Có hai điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ đã chuẩn bị sẵn sàng để vận hành bảng lương của mình trong Thời gian thực:

• Đảm bảo bạn có phần mềm hệ thống bảng lương tuân thủ RTI hoặc sử dụng đối tác gia công tuân thủ RTI.
• Đảm bảo nhà cung cấp của bạn có một loạt các tùy chọn hỗ trợ RTI để giúp bạn vượt qua và chuyển cho bạn lợi thế tốt nhất có thể.

5) Chuẩn bị đăng ký tự động

Đăng ký tự động là một trong những thành phần chính của cải cách lương hưu tại nơi làm việc, được đưa ra để chống lại vấn đề mọi người sống lâu hơn nhưng tiết kiệm ít hơn cho nghỉ hưu. Đăng ký tự động đang được triển khai theo các giai đoạn, được gọi là ngày tổ chức, với một số công ty lớn nhất được tổ chức vào tháng 10 năm 2012.

Các chuyên gia đầu ngành cho rằng các doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị đăng ký tự động 18 tháng trước ngày tổ chức, vì vậy bạn nên bắt đầu suy nghĩ về các bước tiếp theo bạn cần thực hiện.

Biên chế sẽ đóng vai trò chính trong việc đảm bảo tuân thủ đăng ký tự động, vì vậy điều quan trọng là bộ phận của bạn được giáo dục về các thay đổi và các quy trình mới mà bạn sẽ cần phải tuân theo.

6) Hạn chế phần mềm

Khi nói đến việc sử dụng phần mềm hệ thống bảng lương thương mại, có hai vấn đề mà bạn có thể gặp phải.

1. Phần mềm hệ thống bảng lương của bạn có chức năng hạn chế và do đó không thể thực hiện một số tác vụ nhất định.
2. Phần mềm hệ thống bảng lương của bạn có chức năng thực hiện các nhiệm vụ bạn cần, nhưng kiến thức về phần mềm của bạn bị hạn chế nên bạn không thể sử dụng hết tiềm năng của nó.

Những vấn đề này đều rất dễ khắc phục với một vài bước đơn giản.

Đầu tiên, khi chọn phần mềm hệ thống bảng lương của bạn, hãy tìm ra chính xác chức năng bạn cần và cố gắng dự đoán bất kỳ chức năng nào bạn có thể cần trong tương lai. Rõ ràng là bạn có thể dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra, nhưng cố gắng để chứng minh trong tương lai, hệ thống của bạn có thể là một lợi ích rất lớn về lâu dài.

Thứ hai, đảm bảo bạn luôn cập nhật phần mềm mới nhất và mọi thay đổi về luật pháp. Điều này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian trong tương lai mà còn cho phép bạn sử dụng phần mềm của mình với toàn bộ tiềm năng của nó trong khi vẫn tuân thủ.

7) Chi phí

Điều hành một bộ phận biên chế hiệu quả có thể liên quan đến một số chi phí khác nhau: mua phần mềm của bạn, dành thời gian học cách sử dụng nó và thuê người để điều hành bảng lương của bạn.Mặc dù có sẵn phần mềm hệ thống tính lương miễn phí, đôi khi trả tiền cho phần mềm có thể là một lựa chọn tốt hơn trong dài hạn, vì bạn có thể nhận được hỗ trợ và nâng cấp toàn diện như một phần của đăng ký của mình.

Có phần mềm hệ thống bảng lương phù hợp thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, vì một khi phần mềm được cài đặt và nhân viên của bạn được đào tạo, việc gửi hồ sơ cho HMRC hoặc nhân viên thanh toán có thể được thực hiện chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể có quyền truy cập vào một loạt các báo cáo tùy chỉnh, cho phép bạn thu thập và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ một cách dễ dàng.

Nguồn: www.hrzone.com

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với dịch vụ Biên chế của chúng tôi.