Cho Nhân Viên Làm Việc Từ Xa, Làm Sao Để "Quản Lý Ảo" Nhưng "Kết Quả Thật"?

Nhiều người cho rằng việc áp dụng hình thức làm việc từ xa chỉ đơn giản là chuyển mọi thứ lên trực tuyến, đây là một nhận định có phần “ngây thơ”. Không còn không khí làm việc nhộn nhịp tại văn phòng, thiếu đi những trao đổi trực tiếp giữa quản lý và nhân viên, các yếu tố xao lãng tại nhà hay mức độ thành thạo về công nghệ… là những lý do cản trở hiệu suất làm việc của nhân sự làm việc từ xa.

Quản lý ảo – hiệu suất thật

Đưa công việc lên thế giới “ảo”, vô hình trung cũng khiến các yếu tố khác trở nên không “thật”. Nhà quản lý không còn nhìn thấy nhân viên đang làm việc, các thành viên cũng không còn quan sát lẫn nhau khiến cho công việc thiếu tính cấp bách và hiệu suất trở nên giảm sút. Nhiều công ty quyết định tổ chức họp trực tuyến thường xuyên hơn, nhưng đó vẫn chưa phải cách làm hiệu quả.

Lời khuyên dành cho các nhà quản lý cấp cao là sử dụng song song nhiều hình thức giao tiếp đa phương tiện với các nhân viên của mình cho từng mục đích khác nhau. Không có một phương tiện hay công cụ nào hữu ích cho mọi tình huống, các quản lý cấp cao cần đưa ra một chỉ dẫn cụ thể cho nhân sự của mình để mọi người cùng thực hiện. Đối với giao nhiệm vụ, email là phương tiện hiệu quả và mang tính chính thống cao nhất. Để theo dõi tiến độ công việc, các ứng dụng trực tuyến như slack, trello nên được đưa vào sử dụng để toàn bộ đội ngũ có thể nhìn thấy tiến trình công việc của mọi người. Các cuộc họp trực tuyến thì được tổ chức để phục vụ mục tiêu trao đổi, bàn bạc, lên ý tưởng cùng nhau. 

Quản lý ảo – giá trị thật 

Ghi nhận công bằng nỗ lực của nhân viên là thách thức lớn của nhà quản lý với mô hình làm việc tại nhà. Theo một khảo sát tại Mỹ, 37% những người được khảo sát tin rằng làm việc tại nhà sẽ ít cơ hội tiếp cận với ban lãnh đạo và cho họ thấy đóng góp của mình. Nhân viên có cảm giác không được chú ý nhiều và dường như không có họ, mọi thứ vẫn diễn ra bình thường. 

Đối mặt với vấn đề này, nhà quản lý cần tích cực đưa ra các phản hồi với kết quả làm việc của nhân viên. Ví dụ, để lại bình luận trên các công cụ quản trị tiến độ công việc như slack/trello; luôn trả lời các email báo cáo kết quả công việc của nhân viên, chủ động cập nhật chéo tình hình công việc giữa các thành viên trong team khi họp trực tuyến. Các hoạt động này là một lời ngầm xác nhận rằng nhà quản lý ghi nhận thành quả làm việc của tất cả mọi người trong nhóm. Ở cấp độ chính sách công ty, các doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa cũng cần linh hoạt thay đổi chính sách của mình để ghi nhận các giá trị đóng góp của nhân viên. Có thể liệt kê đến như thay đổi cơ chế lương thưởng phù hợp, không gỡ bỏ cơ chế OT (làm thêm giờ) dù cho nhân viên làm việc tại nhà v.v

Quản lý ảo – kết nối thật 

Với mô hình truyền thống, hầu hết nhân viên sẽ tách bạch được các vấn đề cá nhân, gia đình và chỉ tập trung vào nhiệm vụ được giao. Khi bước tới văn phòng, nhân sự trút bỏ lớp áo “đời sống” và khoác lên mình chiếc áo “công sở”. Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa sẽ giảm kết nối của nhân viên với “công sở”, thêm nhiều vướng bận từ “đời sống”, khiến nhân viên đôi khi kém hiệu quả.

Tán gẫu hay “chat chít” là lời khuyên dành cho các quản lý cấp cao trong tình huống này. Tán gẫu công sở vốn được cho là một hoạt động có thể khiến xao lãng trong công việc nhưng giờ đây lại trở thành công cụ đắc lực cho các nhà lãnh đạo trong việc kết nối với nhân viên. Những cuộc tán gẫu nên được xuất hiện thường xuyên xen lẫn trong các trao đổi công việc, ví dụ như ngay sau cuộc họp trực tuyến, chat 1-1 trước giờ ăn trưa v.v.

Từ góc nhìn của người đi làm, lúc tán chuyện với đồng nghiệp là lúc được tạm thoát khỏi những lo toan trong công việc. Trong tình huống làm việc từ xa, hoạt động tán gẫu là một cách đề các nhà quản lý giúp nhân viên “xao lãng” khỏi đời sống cá nhân và kéo họ trở lại đời sống công sở.

Mục đích của việc này không phải là để “nhắc nhở” nhân viên làm việc, hay giúp giải quyết các vấn đề cá nhân của nhân viên mà thay vào đó là tạo niềm tin thông qua sự lắng nghe. Bằng việc này, các nhà quản lý đang truyền đi một thông điệp tới các thành viên trong nhóm rằng: chỉ khi các vấn đề cá nhân được trút bỏ, họ mới tối đa hóa được hiệu suất của mình. Ở chiều ngược lại, các nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng hơn và có trách nhiệm giải quyết hết các xao lãng cá nhân để tập trung làm việc.

Như vậy, để áp dụng được hình thức làm việc từ xa hoặc luân phiên làm việc tại nhà, các quản lý cấp cao của doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tinh thần và kỹ năng để đối diện với rất nhiều sự thay đổi cả về công cụ, cách thức cho đến tâm lý làm việc của nhân viên.