Các Loại Hình Dịch Vụ Nhân Sự Thuê Ngoài Và Lợi Ích Trong Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi, việc tập trung vào những ưu tiên then chốt là vô cùng cần thiết để duy trì năng lực cạnh tranh. Nhân sự thuê ngoài (HR outsourcing) đã trở thành xu hướng quan trọng, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động. Phương pháp này liên quan đến việc giao các nhiệm vụ nhân sự truyền thống cho đối tác chuyên trách bên ngoài. Việc nắm rõ các loại hình và bối cảnh nhân sự thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy phát triển bền vững.

Bài viết sẽ khám phá dịch vụ nhân sự thuê ngoài là gì, các loại hình nhân sự thuê ngoài với các tính năng và lợi ích độc đáo, đồng thời phác thảo những cân nhắc chính cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài.

Dịch vụ nhân sự thuê ngoài là gì?

Về bản chất, nhân sự thuê ngoài (HR outsourcing) là thỏa thuận hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba chuyên nghiệp đảm nhận và quản lý các chức năng nhân sự nhất định. Các dịch vụ này đa dạng và toàn diện, bao gồm từ những công việc hành chính cơ bản như quản lý lương thưởng, đến những nhiệm vụ mang tính chiến lược như quản lý nhân lực.

Các doanh nghiệp lựa chọn hợp tác gia công nhân sự với mục tiêu đa chiều: tiết kiệm chi phí đáng kể, tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, tiếp cận nguồn lực chuyên môn sâu và giải phóng nguồn lực nội bộ để tập trung vào các mục tiêu chiến lược. Sự chuyển giao này không chỉ cung cấp lợi ích về quy mô kinh tế, mà còn đảm bảo sự nhất quán trong dịch vụ, tuân thủ pháp luật chặt chẽ và tiếp cận công nghệ tiên tiến, mang lại giá trị gia tăng cho cả tổ chức và nhân viên.

Đặc điểm và lợi ích của các hình thức nhân sự thuê ngoài

Khi xem xét việc thuê ngoài một số chức năng nhân sự, việc lựa chọn đối tác có năng lực và đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Các yếu tố then chốt cần được đánh giá bao gồm kiến thức sâu rộng về lĩnh vực, khả năng đáp ứng linh hoạt, tinh thần hợp tác và cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của ngành.

Dịch vụ phần mềm điện toán đám mây (SaaS) và nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) 

SaaS và ASP được nhiều tổ chức lựa chọn với khả năng tự động hóa hiệu quả công việc nhân sự thông qua các ứng dụng điện toán đám mây. Việc triển khai trực tuyến và tập trung giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí cho hệ thống CNTT, đồng thời hưởng lợi từ khả năng kết nối, truy cập và phân tích thông tin mọi lúc, mọi nơi.

Các tính năng nổi trội gồm có tích hợp đa hệ thống, cổng tự phục vụ thông minh, khả năng cấu hình linh hoạt và hỗ trợ trên thiết bị di động. Các tính năng trên phục vụ các lĩnh vực tuyển dụng, quản lý hiệu suất, tập huấn, lập kế hoạch lương thưởng, v.v.

Các phần mềm này giúp tổ chức tăng hiệu quả, khả năng tiếp cận 24/24, triển khai nhanh chóng, biết trước chi phí và khả năng mở rộng. Các giải pháp có thể được triển khai theo mô hình mô-đun, đáp ứng sát nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO)

Dịch vụ BPO – Thuê ngoài quy trình kinh doanh là dịch vụ giúp doanh nghiệp  chuyển giao nhiệm vụ quản lý và thực thi các quy trình nhân sự cụ thể cho các chuyên gia bên ngoài. Các chức năng chuyển giao thường gặp bao gồm lương thưởng, quản trị phúc lợi, xác minh lý lịch, thủ tục xuất cảnh,v.v…

Các trung tâm dịch vụ tuân theo quy trình công việc được xác định rõ ràng, tận dụng công nghệ và có nguồn nhân lực chuyên môn cao. Các lợi thế này có thể được điều chỉnh linh hoạt trong quá trình làm việc của nhân viên. Hệ thống báo cáo và giao tiếp hai chiều đảm bảo tính minh bạch.

Điều này cho phép tập trung nguồn lực vào các vai trò nhân sự cấp cao quan trọng hơn. Việc tiếp cận đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ, độ chính xác và tuân thủ quy định. BPO cũng mang lại lợi thế về chi phí, đặc biệt khi hợp tác với các đối tác nước ngoài.

Nhân sự thuê ngoài một phần và toàn diện

Các đối tác gia công nhân sự đơn lẻ cung cấp dịch vụ quản lý nhân sự tích hợp và trọn gói từ các hoạt động hàng ngày đến các trách nhiệm chiến lược. Trong khi đó mô hình nhân sự thuê ngoài toàn diện sẽ đảm nhận toàn bộ các chức năng quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Đội ngũ quản lý tài khoản sẽ giám sát việc cung cấp các dịch vụ nhân sự tổng thể bao gồm tuyển dụng, lương & phúc lợi, đào tạo, thiết kế chính sách, phân tích nhân sự, v.v. Phạm vi kiểm soát phụ thuộc vào hợp đồng giữa hai bên.

Lợi ích của việc gia công nhân sự bao gồm tính nhất quán cao, chuyên môn sâu, quy mô lớn, khả năng tiếp cận công nghệ hiện đại, quy trình hiệu quả và chi phí tổng thể thấp hơn. Các công ty có thể tập trung nguồn lực vào các mục tiêu kinh doanh then chốt. Tuy nhiên, việc mất quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu nhân sự là điều cần cân nhắc.

Dịch vụ thuê ngoài nhân sự (PEO)

Dịch vụ thuê ngoài nhân sự (PEO) cung cấp một mô hình hợp tác trong đó người lao động đồng thời được thuê bởi khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ PEO. Trách nhiệm về các hoạt động nhân sự được chuyển giao cho bên cung cấp dịch vụ.

PEO xử lý việc trả lương, phúc lợi, tuân thủ pháp lý, quản trị nhân sự, giảm thiểu rủi ro, v.v. Khách hàng vẫn duy trì quyền quyết định về văn hóa doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả công việc và chiến lược nhân sự.

Cấu trúc PEO cho phép doanh nghiệp quy mô nhỏ cung cấp nhiều phúc lợi và mạng lưới an toàn hơn cho người lao động với chi phí phù hợp hơn. Đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và tuân thủ trong lĩnh vực nhân sự. Tuy nhiên, khách hàng sẽ có ít quyền kiểm soát hơn so với các phương thức quản trị nhân sự khác.

Thuê ngoài dịch vụ hành chính (ASO) và Nhân sự thuê ngoài (HRO)

Thuê ngoài dịch vụ hành chính (ASO) tập trung vào các giao dịch và chức năng nhân sự cơ bản như lương, nghỉ phép, bảo hiểm, lương hưu… Trong khi đó nhân sự thuê ngoài (HRO) cung cấp các giải pháp nhân sự chiến lược xoay quanh hoạch định nhân lực, quản trị nhân tài và phát triển tổ chức.

Cả hai dịch vụ đều nhằm nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa tuân thủ, cải thiện chất lượng dữ liệu nhân sự, và hỗ trợ các kế hoạch mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Công nghệ hiện đại được ứng dụng để đem lại chất lượng dịch vụ ưu việt.

Lợi ích bao gồm chuyên môn hóa cao, quy trình nhất quán, giảm thiểu rủi ro, tiếp cận công nghệ mới nhất và khả năng mở rộng dễ dàng. Mô hình tập trung hóa mang lại hiệu quả chi phí, đồng thời cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô dịch vụ phù hợp nhu cầu biến động.

Dịch vụ nhân sự chia sẻ

Trong mô hình dịch vụ nhân sự chia sẻ, các chức năng nhân sự được tích hợp vào một đơn vị kinh doanh độc lập, cung cấp dịch vụ cho nhiều bộ phận/ địa điểm khác nhau trong cùng tổ chức. Các nguồn lực, công nghệ, quy trình và chi phí được chia sẻ giữa các đơn vị tham gia.

Mô hình này hỗ trợ tiêu chuẩn hóa, tự động hóa, tự phục vụ và phân tích dữ liệu nhân sự tập trung. Các trung tâm chuyên môn sẽ quản lý lương, nhân sự, đào tạo, hoặc các lĩnh vực nhân sự khác dựa trên cơ chế hợp tác nội bộ.

Ưu điểm là các đơn vị nhỏ có thể tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao. Năng suất lao động được cải thiện đáng kể dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể. Thách thức có thể đến từ sự khác biệt về chính sách và văn hóa giữa các bộ phận.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài

Các nhà lãnh đạo nhân sự ngày càng có nhiều sự lựa chọn đa dạng để nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực với chi phí phải chăng. Khi khám phá các giải pháp chuyên biệt về lương thưởng, phúc lợi, tuyển dụng và các nhu cầu nhân sự khác, xu hướng phân phối dịch vụ nhân sự kết hợp công nghệ đang mở ra những cơ hội mới về năng suất và hiểu biết sâu sắc.

• Phạm vi & tính linh hoạt: Đánh giá độ bao quát và chiều sâu của dịch vụ, khả năng điều chỉnh & tích hợp
• Chi phí, cấu trúc giá & ROI: Minh bạch về tổng chi phí, tính linh hoạt khi mở rộng quy mô, ROI có bằng chứng
• Uy tín, kinh nghiệm & năng lực: Số năm hoạt động, khách hàng tiêu biểu, chất lượng dịch vụ, chứng nhận
• Bảo mật, tuân thủ, kiểm toán: Bảo vệ dữ liệu, quyền riêng tư, tiêu chuẩn kiểm tra
• Cách trao đổi thông tin, báo cáo & hỗ trợ: Thỏa thuận mức độ dịch vụ, báo cáo, quản lý tài khoản, công nghệ
• Mở rộng quy mô & tính linh hoạt: Khả năng điều chỉnh theo sự phát triển và chuyển đổi nhân sự

Quyết định đối tác nhân sự thuê ngoài cần phải cân bằng giữa chi phí, hiệu quả, rủi ro và các yếu tố chiến lược liên quan đến doanh nghiệp. Đánh giá kỹ càng các thông số trên là vô cùng cần thiết để đạt được mối quan hệ hợp tác thành công.

Kết lại, nhân sự thuê ngoài có nhiều hình thức và quy mô đa dạng để đáp ứng linh hoạt các yêu cầu. Các giải pháp phần mềm, quy trình và dịch vụ tích hợp toàn diện cung cấp các module hoặc gói tích hợp nhằm giảm tải công việc. Các mô hình hợp tác cho phép chia sẻ rủi ro, trong khi các đơn vị chuyên biệt tập trung vào chất lượng dịch vụ.

Điều quan trọng là lựa chọn một đối tác dịch vụ  nhân sự thuê ngoài phù hợp chiến lược, văn hóa và kỳ vọng của doanh nghiệp. Các đối tác này sẽ trở thành một phần mở rộng của đội ngũ nhân sự. Trong bối cảnh biến động, mô hình hợp tác linh hoạt sẽ mang đến sự đổi mới. Mặc dù chi phí là vấn đề quan trọng, việc tạo ra giá trị bền vững thông qua trải nghiệm nhân viên ưu việt cần được ưu tiên hàng đầu. Để chuẩn bị bước vào kỷ nguyên công nghiệp 5.0, cơ hội biến lĩnh vực nhân sự thành chất xúc tác chiến lược then chốt sẽ phụ thuộc vào khả năng thích ứng linh hoạt với sự thay đổi.