Nhân Sự Thuê Ngoài

Nhân sự (HR) giải quyết mọi việc và mọi việc phải làm với việc làm của mọi người trong một công ty. Sự phát triển nhanh chóng trong thế giới kinh doanh ngày nay thường xuyên mang đến sự gia tăng trong quản trị nhân sự mà các công ty coi là một sự phân tâm không làm gì để cải thiện doanh số và lợi nhuận. Câu trả lời có thể là thuê ngoài một số chức năng nhân sự của họ cho nhà cung cấp nhân sự bên thứ ba để các công ty có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ và đảm bảo đáp ứng các mục tiêu chiến lược của họ.

Cuộc chiến tài năng khốc liệt, chi phí nhân sự gia tăng và các quy định lao động ngày càng phức tạp được trích dẫn là những người có ảnh hưởng chính thúc đẩy xu hướng thuê ngoài nhân sự. Đằng sau mỗi quyết định chiến lược thuê ngoài nhân sự là một nhận thức rằng đầu vào nhân sự chuyên gia có thể giúp các công ty giảm chi phí, cải thiện sự tuân thủ quy định và quan trọng nhất là nâng cao hiệu quả. Có những lợi ích khác, quá. Các công ty gia công nhân sự chuyên nghiệp sẽ cập nhật các công nghệ và kỹ thuật mới nhất và sẽ biết cách điều chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của công ty. Các công ty có thể tự tin rằng các hành động nhân sự thiết yếu, như xử lý bảng lương, sẽ được thực hiện đúng hạn và không phụ thuộc vào một nhân viên nội bộ quan trọng có thể nghỉ việc hoặc bị ốm. Ngoài ra, các công ty gia công nhân sự có những người có chuyên môn sâu, cho phép họ tư vấn tốt cho nhân viên của khách hàng và có ảnh hưởng tích cực đến cách họ được quản lý, do đó giúp khách hàng của họ có lực lượng lao động hiệu quả và hạnh phúc hơn .

Một số công ty đa quốc gia (MNC) đến Việt Nam đã theo xu hướng thuê ngoài nhân sự trong nhiều năm và trên thực tế, các MNC hiện đang là động lực chính của gia công nhân sự tại thị trường Việt Nam. Đặc biệt, thuê ngoài nhân sự đã trở nên rất phổ biến đối với các MNC trong ngành dược phẩm. Các công ty này rất mạnh về tài chính, nhưng quan trọng hơn, họ chỉ muốn tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình trong khi tham gia trợ giúp bên ngoài để ngăn chặn các chức năng hỗ trợ nhân sự cần thiết theo dõi sự chú ý của họ.

Điều đáng lưu ý là các công ty trong ngành ngân hàng cũng thích thuê ngoài chức năng nhân sự vì họ rất chú trọng đến việc tuân thủ pháp luật và phải mất thời gian và chi phí để duy trì đủ chuyên môn về luật pháp và quy định nội bộ.

Tại Việt Nam, thuê ngoài nhân sự vẫn là một khái niệm tương đối mới và xa lạ với phần lớn các công ty địa phương. Sau thành công của các MNC sử dụng gia công nhân sự, một số ít các công ty Việt Nam gần đây đã bắt đầu đi vào con đường này. Tuy nhiên, nhiều người cho đến nay rất khó để biện minh cho quyết định thuê ngoài trên cơ sở tiết kiệm chi phí tiềm năng vì lao động hành chính vẫn còn tương đối rẻ ở Việt Nam. Hơn nữa, nhiều người vẫn bám vào quan niệm sai lầm rằng tất cả các nguồn nhân sự nên được giữ trong nhà vì họ sợ mất kiểm soát hoặc rò rỉ thông tin.

Đúng là, ban đầu, thực sự có thể tốn nhiều chi phí để thuê ngoài một số chức năng nhân sự hơn là giữ chúng trong nhà. Tuy nhiên, không có gì ngạc nhiên khi gia công nhân sự vừa giảm thiểu chi phí ẩn của chính quyền liên quan vừa giảm rủi ro trong thời gian dài. Lấy ví dụ, thuê ngoài biên chế, đứng đầu danh sách các chức năng nhân sự thuê ngoài thường xuyên nhất.

Trong gia công tiền lương, một công ty sử dụng các nguồn lực bên ngoài và hệ thống chuyên nghiệp để quản lý các hoạt động tiền lương của họ, từ thanh toán tiền lương và thanh toán bảo hiểm đến thanh toán thuế thu nhập cá nhân. Theo nghiên cứu gần đây của chúng tôi, tổng chi phí, bao gồm cả chi phí nhân viên và quản lý, để cung cấp cho một quản trị viên tiền lương là 2,5 hoặc 3 lần lương hàng tháng của họ. Chi phí thuê ngoài cho nhà cung cấp bảng lương tương tự như tiền lương của một người này, nhưng một công ty có thể tiết kiệm rất lớn về đào tạo, lợi ích, tăng lương hàng năm và không gian làm việc từ việc không thuê người để cung cấp dịch vụ này.

Do đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi việc thuê ngoài biên chế là trong suy nghĩ của hầu hết các công ty mới thành lập trên toàn thế giới và đặc biệt hấp dẫn và hữu ích do tính chất phát triển của quy định lao động và thực tiễn địa phương ở các quốc gia và khu vực khác nhau. Biên chế thuê ngoài cũng có thể bảo vệ các công ty mới khỏi những thách thức trong việc tuyển dụng nhân viên trong biên chế đủ kinh nghiệm cũng như các rủi ro như tính toán lương không chính xác hoặc không biết về những thay đổi pháp lý. Những sai lầm thuộc loại này luôn phải được khắc phục vào một ngày sau đó, thường là với sự gia tăng chi phí kèm theo, nhất là từ thời gian quản lý cần thiết để đưa mọi thứ trở nên đúng đắn.

Một trong những khách hàng của chúng tôi, những người bắt đầu trải qua sự phát triển nhanh chóng với việc kinh doanh của họ, có nhiều phòng ban tại nhiều địa điểm tại Việt Nam. Mỗi địa điểm có một bộ phận nhân sự để quản lý nhân viên Bảng thời gian với các cơ sở dữ liệu riêng biệt và các mẫu khác nhau. Khi thời gian trả lương bắt đầu, bộ phận nhân sự trung tâm phải thu thập và tính toán tất cả các biểu mẫu khác nhau từ vị trí phòng nhân sự và đồng bộ hóa chúng với nhau.

Quá trình hành chính tốn nhiều công sức này không chỉ ăn nhiều thời gian mà thường dẫn đến lỗi nhập dữ liệu và trì hoãn báo cáo. Talentnet đã giải quyết tất cả các vấn đề này bằng cách phát triển một mẫu duy nhất cho tất cả các phòng ban và địa điểm. Sau đó, chúng tôi đã phát triển một công cụ bảng chấm công tự động cho phép các vị trí gửi dữ liệu bảng chấm công của họ một cách dễ dàng. Kể từ khi thực hiện thuê ngoài biên chế, thời gian trả lương không còn là cơn ác mộng nhân sự đối với khách hàng của chúng tôi.

Các công ty thuê ngoài chức năng nhân sự thường được hưởng lợi đáng kể. Nhưng có một số điều cơ bản để có được đúng. Những người thuê ngoài có kinh nghiệm nhấn mạnh rằng việc thuê ngoài nhân sự hoạt động tốt nhất khi các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có mối quan hệ hợp tác tốt với khách hàng của họ. Nói cách khác, để có được giá trị cao nhất từ ​​mối quan hệ thuê ngoài nhân sự, một công ty cần phải có một bộ phận nhân sự nội bộ sẵn sàng hợp tác với một nhà cung cấp bên ngoài và quan trọng nhất là công ty cần có chính sách và luồng công việc rất rõ ràng để tương tác hiệu quả với các nhà cung cấp gia công. Tuy nhiên, do thiếu chuyên môn và năng lực nhân sự nội bộ, nhiều công ty Việt Nam chưa sẵn sàng cho một sự thay đổi lớn như vậy. Vì vậy, tóm lại, quy mô công ty và ngành don don thực sự quan trọng trong việc thuê ngoài nhân sự. Các vấn đề chính cần giải quyết trước khi đi xuống con đường này là mức độ sẵn sàng của bộ phận nhân sự nội bộ và sự sẵn sàng của hệ thống nhân sự của họ.

Tất nhiên, vai trò của một bộ phận nhân sự hiệu quả trong một doanh nghiệp thành công và đang phát triển là bao gồm cả chiến lược, phát triển tài năng và quản lý, thiết kế và văn hóa tổ chức, quản lý thay đổi, phúc lợi và tham gia của nhân viên, cũng như hỗ trợ hành chính và điều hành . Quyết định chức năng nhân sự nào cần thuê ngoài và giữ lại trong nhà là câu hỏi ‘phải trả lời cho mọi công ty, để cân bằng giữa hiệu quả chi phí và đảm bảo mức độ tham gia của nhân viên không giảm. Những chức năng nào ở trong nhà và được thuê ngoài cho một nhà cung cấp bên ngoài phụ thuộc vào loại công ty và các ưu tiên chiến lược của công ty. Nếu một công ty bàn giao tất cả các chức năng nhân sự cho một nhà cung cấp bên ngoài, một cảm giác về khoảng cách giữa công ty và nhân viên của công ty có thể xuất hiện. Điều này là do các nhà cung cấp xử lý các chức năng nhân sự thuê ngoài thường không có đủ mối quan hệ sâu sắc và cá nhân với khách hàng Nhân viên và do đó có thể gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự. Để tránh điều này, các công ty thường sẽ chỉ muốn thuê ngoài một số chức năng nhân sự của họ và giữ trách nhiệm chính và liên lạc mạnh mẽ với nhân viên của họ.

Vậy khi nào thì thuê ngoài nhân sự phù hợp với một công ty? Nếu một công ty coi con người là nguồn lực quan trọng nhất của mình và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty, bộ phận nhân sự của công ty sẽ muốn tập trung nhiều thời gian và năng lượng hơn cho chiến lược và các chức năng quan trọng như phát triển tài năng, để giúp công ty xác định và phát huy tài năng trong tương lai. Do đó, có ý nghĩa tốt cho bộ phận nhân sự ủy thác gánh nặng nhân sự hành chính của mình. Điều đó khi một công ty nên xem xét thuê ngoài nhân sự.