Tìm Hiểu Về Phần Mềm Tính Lương Và Cách Thức Vận Hành

Chi trả lương là một phần thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ là trách nhiệm đối với nhân viên, chi trả lương còn đóng vai trò quan trọng, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế. Tuy nhiên, nếu thực hiện chi trả lương một cách thủ công, nhân viên bộ phận nhân sự sẽ tốn rất nhiều thời gian để xử lý thông tin như mức lương, dữ liệu nhân viên và nhiều vấn đề khác. Trong trường hợp này, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều không muốn rơi vào tình cảnh trên, vậy nên họ thường xây dựng hệ thống tính lương nội bộ hoặc thuê một công ty cung cấp dịch vụ tính lương bên ngoài để thực hiện công việc này. 

Phần mềm tính lương sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và sức lực, tập trung vào những phương diện quan trọng hơn của tổ chức. Phần mềm này sẽ theo dõi số giờ làm việc, tính toán mức lương, khấu trừ thuế cùng những khoản khấu trừ khác, in ấn và cung cấp phiếu lương, chi trả thuế thu nhập cá nhân. Khi sử dụng phần mềm tính lương, công sức mà doanh nghiệp bỏ ra gần như rất ít. Chỉ cần nhập tiền lương và số giờ lao động, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các khoản khấu trừ dựa trên thông tin có sẵn.

Vậy phần mềm tính lương sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn như thế nào? Thông tin dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời cụ thể hơn.

Quy trình tính lương thủ công trải qua những bước nào?
Thông thường, quá trình tính lương ở hầu hết các doanh nghiệp có thể được phân chia thành tám bước:

• Xác định hệ thống tính lương
• Xây dựng kế hoạch tính lương
• Thu thập thông tin từ nhân viên
• Xây dựng hệ thống tiền gửi trực tiếp
• Xây dựng hệ thống theo dõi thời gian
• Kiểm tra lịch làm việc của nhân viên
• Phê duyệt và thanh toán lương
• Trích xuất và lưu trữ hồ sơ về thanh toán lương

Như vậy, có thể thấy rằng cần rất nhiều bước để có thể hoàn thành quy trình tính lương. Với phần mềm quản lý tính lương, doanh nghiệp vừa có thể kiểm soát quy trình tính lương, vừa có thể tự động hóa một số bước chiếm nhiều thời gian. So với thực hiện thủ công, việc sử dụng phần mềm tính lương sẽ phần nàotốn kém chi phí hơn, nhưng đổi lại doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, rủi ro, thời gian và nguồn lực.

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng phần mềm tính lương thay vì phương pháp thủ công?
Khi bộ phận nhân sự thực hiện quy trình tính lương một cách thủ công, họ sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Mặc dù điều này giúp tiết kiệm chi phí, nhưng nó đòi hỏi nhân viên phải thực sự thuần thục việc tính lương và các quy định về thuế, và cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Bên cạnh đó, cần rất nhiều thời gian để có thể đào tạo nhân sự chuyên cho công việc này.

Các nhân viên phụ trách nhân sự thường tốn khá nhiều công sức để quản lý mức lương, lưu trữ thông tin, dữ liệu nhân viên cùng một số công việc khác. Sau khi có được thông tin cần thiết, họ sẽ phải dựa vào mức lương, thời gian làm ngoài giờ hoặc các phúc lợi tài chính khác mà người lao động được hưởng để xác định mức chi trả. Cuối cùng, họ sẽ phải khấu trừ thuế, phân bổ phiếulương, và gửi tiền trực tiếp cho nhân viên.
Trái lại, với phần mềm tính lương, bạn chỉ cần bổ sung thông tin về doanh nghiệp và nhân viên, sau đó nhân viên của bạn có thể theo dõi giờ làm việc bằng phần mềm trực tuyến, cấp quyền để hệ thống có thể quản lý bảng lương tự động và thanh toán tiền lương. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của việc sử dụng phần mềm tính lương.

Tuân thủ về thuế
Tính toán phần thuế khấu trừ là một trong những phần thách thức nhất trong quy trình xử lý bảng lương. Không thanh toán đúng kỳ hạn có thể khiến doanh nghiệp chịu các khoản phạt đáng kể. Hệ thống phần mềm tính lương giúp nhắc nhở và đưa ra các thông tin liên quan đến yêu cầu tuân thủ về thuế. Phần mềm cũng được cập nhật thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp có được thông tin mới nhất về những thay đổi trong luật thuế cũng như những yêu cầu khác. 

Hạn chế sai sót
Khi thực hiện tính lương thủ công, mọi sai lầm đều có thể xảy ra. Những sai lầm này có thể khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng với doanh nghiệp hoặc thậm chí dẫn đến sai phạm về thuế. Trong khi đó, phần mềm tính lương có thể thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót. Nhiều doanh nghiệp tính lương thậm chí còn hỗ trợ giải quyết với cơ quan hữu quan trong trường hợp khách hàng vi phạm thuế. 

Nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên
Một trong những yếu tố duy trì sự hài lòng của nhân viên là trả lương đúng hạn cho họ. Trả lương trễ và xảy ra sai sót có thể khiến nhân viên lo lắng về tình hình tài chính bất ổn của doanh nghiệp. Điều này cũng có thể gây tổn hại đến bầu không khí chung và văn hóa làm việc, tác động tiêu cực đến nhân viên cũng như hiệu suất làm việc của họ. Phần mềm tính lương sẽ nhắc nhở khi nào đến hạn cần thanh toán. Phần mềm cũng giúp đơn giản và tự động hóa quy trình gửi tiền trực tiếp, từ đó việc trả lương đúng hạn cho nhân viên sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ và thuê ngoài việc tính lương là một lựa chọn phù hợp, bạn cần xây dựng một khoản ngân sách, xác định những yêu cầu bạn mong muốn, nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp dịch vụ và chọn ra đối tác phù hợp.

Là công ty tư vấn nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời là đối tác chiến lược của ADP Streamline- nhà cung cấp dịch vụ tính lương tiêu chuẩn thế giới, Talentnet sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn với các giải pháp về chương trình tính lương đồng bộ và tích hợp, với độ bảo mật cao. “Giải pháp hệ thống tính lương tích hợp toàn diện” của chúng tôi cho phép tích hợp nhiều hệ thống khác nhau của khách hàng, tự động kết hợp và kiểm tra chéo dữ liệu về thời gian, ngày công, vắng mặt, thời gian làm thêm cùng những dữ liệu khác liên quan đến tính lương. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một hệ thống tính lương tích hợp và hạn chế tối đa rủi ro, đừng chần chừ liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.