Các Điểm Chính Trong Nguyên Tắc Tuân Thủ Bảng Lương Tại Việt Nam

Ở Việt Nam, chuyện tuân thủ bảng lương luôn là chủ đề được mọi doanh nghiệp lưu tâm. Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như vũ bão, doanh nghiệp lúc nào cũng phải tỉnh táo và có sự chuẩn bị chu đáo để vượt qua các thách thức đa dạng trong việc quản lý lương. Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng khía cạnh của việc tuân thủ lương, từ đăng ký nhân viên cho đến tính toán và đóng thuế đầy đủ, chính xác.

Tuân thủ bảng lương là gì?

Tuân thủ bảng lương là quá trình tuân thủ tất cả các quy định pháp lý liên quan đến việc xử lý tiền lương, nộp các khoản thuế có liên quan và thanh toán bắt buộc. Điều này bao gồm việc đảm bảo trả lương cho nhân viên một cách chính xác và đúng hạn, khấu trừ đúng số tiền thuế theo quy định và báo cáo đầy đủ thông tin về tiền lương cho các cơ quan chức năng.

Việc không tuân thủ có thể dẫn đến những hậu quả nặng nề như:

• Bị cơ quan chức năng phạt tiền do nộp hồ sơ chậm hoặc không đầy đủ.
• Gánh nặng hành chính trong việc xử lý các cuộc kiểm toán, thông báo và khắc phục sai sót.
• Mất niềm tin từ nhân viên, khách hàng gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.

Các điểm chính trong nguyên tắc tuân thủ bảng lương tại Việt Nam

Tuân thủ bảng lương là một nhiệm vụ đa diện, đòi hỏi chú ý tỉ mỉ đến nhiều khía cạnh khác nhau trong quản lý nhân sự và nghĩa vụ pháp lý. Các phần dưới đây sẽ đi sâu vào những yếu tố then chốt của tuân thủ bảng lương tại Việt Nam.

Đăng ký nhân viên

Việc đăng ký nhân viên đúng cách là nền tảng vững chắc cho tuân thủ bảng lương. Doanh nghiệp phải đăng ký nhân viên mới với cơ quan, tổ chức lao động, bảo hiểm xã hội có thẩm quyền trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhân viên bắt đầu làm việc. Quá trình này bao gồm việc nộp mẫu đăng ký nhân viên mới cùng với các tài liệu hỗ trợ như hợp đồng lao động, bản sao giấy tờ tùy thân và bằng cấp.

Cần báo chính xác thông tin chi tiết về nhân viên, bao gồm mã số thuế cá nhân 10 chữ số duy nhất và số bảo hiểm xã hội 13 chữ số cho mục đích kê khai thuế và bảo hiểm.

Quy định về tiền lương

Mức lương tối thiểu của Việt Nam được quy định theo vùng, trong đó vùng I (các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh) có mức cao nhất, đạt 4.680.000 đồng/tháng tính từ ngày 01/07/2023. Người sử dụng lao động phải trả ít nhất mức lương này, cộng thêm các khoản phụ cấp theo quy định. Mức lương tối thiểu có thể dao động theo thời gian.

Thời gian làm việc chuẩn là 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần. Giờ làm thêm được giới hạn ở mức tối đa 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm. Đối với một số ngành nghề, lĩnh vực và công việc nhất định, quy định cho phép tổ chức làm thêm tối đa 300 giờ mỗi năm. Tỷ lệ trả lương làm thêm là 150% cho giờ làm thêm thông thường, 200% cho giờ làm thêm vào ngày nghỉ và 300% cho giờ làm thêm vào ngày lễ.

Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ chấm công chi tiết và trả lương cho nhân viên một cách tương xứng và đúng hạn.

Tuân thủ thuế

Tính toán và khấu trừ chính xác thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là yếu tố then chốt trong tuân thủ bảng lương. Việt Nam áp dụng biểu thuế lũy tiến với mức thuế suất từ 5% đến 35% trên thu nhập tính thuế (accessible income) hàng tháng. Để xác định số thuế TNCN phải nộp, đầu tiên người sử dụng lao động cần tính thu nhập chịu thuế (taxable income) của nhân viên, sau đó trừ đi các khoản khấu trừ hợp lệ như đóng bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh và các khoản đóng góp từ thiện.

Phần thu nhập tính thuế còn lại sẽ được áp dụng biểu thuế TNCN tương ứng. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai thuế TNCN hàng tháng hoặc quý và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước đúng hạn.

Bảo hiểm bắt buộc

Hệ thống bảo hiểm bắt buộc của Việt Nam gồm ba thành phần chính: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Tỷ lệ đóng như sau:

• BHXH: 17,5% (người sử dụng lao động) + 8% (người lao động)
• BHYT: 3% (người sử dụng lao động) + 1,5% (người lao động)
• BHTN: 1% (người sử dụng lao động) + 1% (chỉ áp dụng cho lao động là công dân Việt Nam)

Các tỷ lệ này được tính trên tổng thu nhập của người lao động, nhưng không vượt quá 20 lần mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH, BHYT và 20 lần mức lương tối thiểu vùng đối với BHTN. Không tuân thủ quy định về bảo hiểm xã hội có thể bị phạt và kiện tụng pháp lý. Mức lương tối thiểu hiện hành ở Việt Nam là 1.800.000 VND, trong khi mức lương tối thiểu của khu vực là 4.680.000 VND. Mức lương tối thiểu có thể thay đổi theo thời gian.

Công đoàn

Phí công đoàn (Người sử dụng lao động)

Người sử dụng lao động được yêu cầu đóng góp Phí công đoàn với mức bằng 2% quỹ lương được tính làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Nghĩa vụ đóng góp này của Người sử dụng lao động không phụ thuộc vào việc Công ty có thành lập công đoàn cơ sở hay không.

Phí công đoàn (Người lao động)

Chi phí này chỉ bắt buộc khi Người sử dụng lao động có thành lập tổ chức công đoàn cơ sở. Việc thành lập công đoàn cơ sở không bắt buộc ở Việt Nam.

Thành viên công đoàn sẽ đóng phí với mức cơ bản là 1% lương theo luật bảo hiểm xã hội, tuy nhiên mức phí công đoàn tối đa hàng tháng chỉ 10% lương. Doanh nghiệp cần đảm bảo việc tính toán chính xác và hướng dẫn nhân viên thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, nếu có.

Báo cáo lao động

Việc lập và nộp các báo cáo lao động định kỳ là một khía cạnh khác cần lưu tâm trong tuân thủ bảng lương. Người sử dụng lao động phải nộp báo cáo lao động hàng tháng, quý và năm cho các cơ quan nhà nước liên quan, như Sở Lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội. Các báo cáo này bao gồm thông tin về số lượng lao động, tiền lương, các khoản đóng bảo hiểm xã hội và các dữ liệu có liên quan khác.

Chấm dứt hợp đồng và nghỉ việc

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy trình pháp lý được quy định trong Bộ luật lao động. Điều này bao gồm việc đưa ra thời hạn báo trước hợp lý và thanh toán trợ cấp thôi việc (nếu có) dựa trên thời gian làm việc của nhân viên. Việc không tuân thủ các quy định này có thể gây ra tranh chấp pháp lý và phải bồi thường cho người lao động.

Tuân thủ luật lao động

Luôn cập nhật và tuân thủ các luật lao động và quy định liên quan là trách nhiệm liên tục của doanh nghiệp tại Việt Nam. Bộ luật Lao động được sửa đổi năm 2021 là văn bản pháp luật chính điều chỉnh quan hệ lao động. Doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các luật có liên quan khác, bao gồm nhưng không giới hạn như luật bảo hiểm xã hội và luật an toàn, vệ sinh lao động.

Lưu ý đặc biệt đối với lao động nước ngoài

Tuyển dụng lao động nước ngoài cần phải có các bước tuân thủ bổ sung. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động phải được nộp cho cơ quan, tổ chức lao động có thẩm quyền tại địa phương, bao gồm lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và bằng chứng về trình độ chuyên môn, bằng cấp của người lao động nước ngoài.

Thuế TNCN đối với người nước ngoài áp dụng mức thuế suất cố định 20%, trừ khi họ là cư dân thuế, khi đó sẽ áp dụng biểu thuế lũy tiến (từ 5 đến 35%) tùy theo thu nhập của họ. Họ cũng phải tham gia BHXH, BHYT nếu làm việc theo hợp đồng với công ty Việt Nam. Người sử dụng lao động cần đảm bảo hỗ trợ về thị thực và gia hạn giấy phép lao động đúng hạn để duy trì tính tuân thủ.

Câu hỏi thường gặp về tuân thủ bảng lương

Mức phạt cho việc không tuân thủ là gì?

Không tuân thủ các quy định về tiền lương có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, kiện tụng từ phía người lao động và thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp. Người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với tiền phạt nếu không đáp ứng thời hạn nộp hồ sơ, nộp thuế, bảo hiểm bắt buộc thiếu hoặc cung cấp thông tin không chính xác.

Tôi nên làm gì nếu phát hiện có sai sót về tuân thủ bảng lương?

Khi phát hiện sai sót trong tuân thủ bảng lương, hãy nhanh chóng đánh giá và sửa chữa lỗi, tham vấn ý kiến chuyên gia để được hướng dẫn, thông báo cho cơ quan chức năng nếu cần thiết, thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng, rà soát lại quy trình tính lương để ngăn ngừa tái diễn và thực hiện các biện pháp phòng ngừa mới để đảm bảo tuân thủ liên tục.

Cập nhật các quy định về tuân thủ bảng lương ở đâu?

Thường xuyên truy cập trang web của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) và Tổng cục Thuế, đăng ký nhận bản tin từ các công ty tư vấn nhân sự, tham gia các hội nhóm nhân sự địa phương, tham dự hội thảo về pháp luật và sử dụng phần mềm tính lương được cập nhật. Trao đổi với các chuyên gia tính lương cũng có thể cung cấp hướng dẫn phù hợp với tình hình cụ thể.

Những sai lầm phổ biến trong tuân thủ bảng lương là gì?

Tại Việt Nam, các sai lầm thường gặp trong tuân thủ bảng lương bao gồm: vượt quá thời gian thử việc quy định, sự không nhất quán giữa bảng lương và hồ sơ kế toán, không tính thuế phúc lợi, nhầm lẫn giữa lương net và gross, thiếu giấy phép lao động khi tuyển dụng lao động nước ngoài, hiểu sai về khái niệm “lương bảo hiểm”, áp dụng thuế suất hoặc mức đóng bảo hiểm cũ, bỏ qua các chi tiết về chế độ đãi ngộ trong hợp đồng lao động. Việc định kỳ rà soát và cập nhật quy trình tính lương phù hợp với luật lao động Việt Nam có thể giúp tránh những sai sót này.

Thuê ngoài dịch vụ tính lương có đảm bảo tuân thủ không?

Thuê ngoài dịch vụ tính lương cho một nhà cung cấp uy tín có thể giúp đảm bảo tuân thủ vì những công ty này chuyên cập nhật các quy định về tiền lương và có thể thay mặt bạn quản lý việc tính lương, nghĩa vụ thuế và tuân thủ luật lao động. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ trả lương đáng tin cậy và hiểu rằng trách nhiệm cuối cùng về việc tuân thủ vẫn thuộc về người sử dụng lao động.

Quản lý tuân thủ lương ở Việt Nam là cả một quá trình phức tạp, liên tục, đòi hỏi sự tỉ mỉ trong từng chi tiết, hiểu biết thấu đáo về luật pháp cũng như cách tiếp cận chủ động để thích ứng với những thay đổi trong quy định. Để hạn chế rủi ro và bảo đảm phát triển thuận lợi, doanh nghiệp rất cần sự chỉ dẫn và hỗ trợ từ những chuyên gia nhân sự, tính lương dày dạn kinh nghiệm. Talentnet là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu tại Việt Nam. Với chuyên môn sâu trong lĩnh vực dịch vụ tuân thủ và thuê ngoài tính lương, Talentnet giúp doanh nghiệp tự tin làm đúng các quy định về tiền lương, góp phần vào sự thành công của tổ chức trên thị trường năng động và đầy tiềm năng của Việt Nam.