Những Lợi Ích Khiến Doanh Nghiệp Nên Thuê Ngoài Dịch Vụ Tính Lương

Bảng lương không chỉ đơn thuần là trả lương mà còn là điểm cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý tiền lương có thể gây phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian cũng như nguồn lực. Việc thuê ngoài dịch vụ tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có. Chính vì thế, phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường cạnh tranh ở Việt Nam. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều nhận thấy những lợi ích to lớn của việc thuê ngoài tính lương, cho phép họ vận hành hiệu quả hơn và tập trung năng lượng vào sự phát triển của công ty. Cùng tìm hiểu sâu hơn về khái niệm thuê ngoài tính lương và tại sao nó lại tạo nên cơn sốt trong cộng đồng doanh nghiệp tại Hà Nội gần đây.

Dịch vụ tính lương thuê ngoài là gì?

Thuê ngoài tính lương là việc thuê một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để quản lý toàn bộ hoặc một phần chức năng trả lương của công ty. Điều này bao gồm tính toán tiền lương, khấu trừ thuế, khai thuế, phân phối tiền lương và tạo chứng từ thuế cuối năm. Thuê ngoài bảng lương giúp tối ưu quy trình trả lương, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định và cung cấp chuyên môn chuyên sâu. Khi thuê ngoài bảng lương, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động cốt lõi và chiến lược của mình.

Những công việc tính lương nào thường được thuê ngoài?

Tùy theo nhu cầu tổ chức và ngành nghề, doanh nghiệp có thể thuê ngoài các chức năng trả lương cụ thể. Dưới đây là một số chức năng chính có thể thuê ngoài tại thị trường Việt Nam, đặc biệt ở Hà Nội:

• Theo dõi thời gian làm việc: Dịch vụ thuê ngoài cung cấp hệ thống HRIS để quản lý giờ làm việc, làm thêm giờ và nghỉ phép của nhân viên, đảm bảo tính lương chính xác.
• Xử lý dữ liệu và tính lương: Nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đảm nhận việc xử lý dữ liệu tiền lương và tính toán dựa trên thông tin cung cấp, tuân theo các quy tắc và quy định liên quan.
• Thanh toán và báo cáo lương: Bao gồm việc thanh toán tiền lương thông qua chuyển khoản ngân hàng hoặc phát lương trực tiếp, đồng thời lập các báo cáo tài chính liên quan đến tiền lương, thuế và phụ cấp.
• Quản lý thuế và khấu trừ: Tính toán và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định về thuế tại địa phương.
• Quản lý phúc lợi: Dịch vụ trả lương thuê ngoài còn quản lý các phúc lợi của nhân viên như bảo hiểm y tế và bồi thường lao động.
• Quản lý thông tin nhân viên: Quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và các thông tin liên quan khác cần thiết cho quy trình trả lương.
• Bảo vệ, bảo mật và tuân thủ dữ liệu: Bảo vệ dữ liệu bảng lương nhạy cảm bằng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và hệ thống bảo vệ cao cấp.

Hỗ trợ khách hàng và giải quyết tranh chấp: Nhà cung cấp dịch vụ cung cấp hỗ trợ liên tục để giải quyết thắc mắc hoặc tranh chấp liên quan đến tiền lương, đảm bảo sự hài lòng và tuân thủ pháp luật.

Lợi ích của thuê ngoài dịch vụ tính lương

Thuê ngoài tính lương mang lại nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động. Danh sách sau đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những lợi ích tiềm năng và lý do nên sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài.

Tiết kiệm chi phí

Theo các chuyên gia nhân sự, doanh nghiệp ở Hà Nội thường phải chi nhiều cho việc xây dựng bộ phận chuyên trách về lương thưởng, đầu tư trang thiết bị, phát triển & cập nhật phần mềm tính lương, cũng như tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp được tiếp cận ngay với đội ngũ tính lương giàu kinh nghiệm và hệ thống đạt tiêu chuẩn quốc tế. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả ngay lập tức, đồng thời giảm thiểu chi phí và nhân sự, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu quan trọng hơn.

Tiết kiệm thời gian

Việc doanh nghiệp tự xây dựng và xử lý bảng lương không chỉ đòi hỏi nguồn tài chính mà còn cả thời gian. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đa quốc gia với nhiều ngành nghề, quy trình trả lương cho nhân viên thuộc các nhóm khác nhau có thể tốn thời gian và dễ mắc sai sót. Khắc phục những vấn đề hoặc sai sót không mong muốn sẽ tốn rất nhiều công sức. Thuê ngoài tính lương giúp chuyển gánh nặng này cho nhà cung cấp dịch vụ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh bận tâm về các sai sót.

Chính xác và đúng giờ

Dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp doanh nghiệp thực hiện chính sách, tính toán chi phí, tiền lương, phúc lợi nhanh chóng và chính xác, cho phép lập ngân sách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và chi phí phát sinh.

Đảm bảo an toàn thông tin

Các doanh nghiệp tại Việt Nam đang bước vào kỷ nguyên mới về bảo vệ dữ liệu sau đại dịch Covid-19. Khi làm việc tại nhà trở thành thông lệ, việc bảo vệ thông tin nhạy cảm trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Báo cáo của IBM tiết lộ chi phí vi phạm dữ liệu dao động từ 3,86 triệu USD đến 4,24 triệu USD. Dữ liệu liên quan đến nhân viên, công ty và tiền lương đều là những thông tin nhạy cảm. Việc sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài từ nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được hệ thống bảo mật của họ, thoát khỏi áp lực bảo mật tiền lương và làm việc hiệu quả hơn.

Đảm bảo tuân thủ quy định

Việc tuân thủ và cập nhật liên tục các quy định mới nhất liên quan đến tiền lương không hề dễ dàng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Hơn nữa, khi doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia, việc tuân thủ các quy định lao động của nhiều nước lại càng trở nên phức tạp. Rủi ro tuân thủ có thể tốn kém, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện mở rộng hoặc các chiến lược kinh doanh khác. Vì vậy, sự hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ dịch vụ tuân thủ, tính lương thuê ngoài là giải pháp tối ưu. Với đội ngũ chuyên nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực, nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa, cập nhật thông tin mới nhất và giảm thiểu các khoản phí không cần thiết.

Khả năng mở rộng

Một trong những lợi ích chính của việc thuê ngoài tính lương là khả năng mở rộng. Doanh nghiệp luôn thay đổi, phát triển theo thời gian. Dịch vụ tính lương thuê ngoài theo yêu cầu được thiết kế để thích ứng liền mạch với những thay đổi này. Dù doanh nghiệp đang mở rộng nhanh chóng hay thu hẹp quy mô, nhà cung cấp dịch vụ có thể điều chỉnh linh hoạt mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng nội bộ mới. Tính linh hoạt này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu nguồn lực để xử lý biến động nội bộ.

Tăng cường quyền truy cập của nhân viên

Lực lượng lao động hiện nay mong đợi sự minh bạch và khả năng tiếp cận thông tin lương thưởng. Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương thường cung cấp cổng trực tuyến và ứng dụng di động giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào phiếu lương, thông tin thuế và cập nhật thông tin cá nhân. Điều này nâng cao trải nghiệm của nhân viên, tăng sự hài lòng và gắn kết. Việc thuê ngoài tính lương cũng giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự vì nhân viên có thể tự phục vụ nhiều nhu cầu của mình.

Phân bổ nguồn lực chiến lược

Thuê ngoài tính lương cho phép doanh nghiệp tái phân bổ nguồn lực nội bộ vào các lĩnh vực thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao cạnh tranh. Các sáng kiến chiến lược như quản lý nhân tài, phát triển kinh doanh và đổi mới là rất cần thiết để dẫn đầu trên thị trường. Việc thuê ngoài tính lương giúp công ty tập trung thời gian, năng lượng và nguồn lực vào những lĩnh vực có tác động cao này, thay vì phải xử lý sự phức tạp của việc quản lý tiền lương.

Chuyên môn về bảng lương quốc tế

Đối với các doanh nghiệp toàn cầu, quản lý bảng lương ở các khu vực pháp lý khác nhau là một nhiệm vụ phức tạp. Nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài cung cấp kiến thức chuyên môn về hệ thống thuế và luật lao động của nhiều quốc gia, đảm bảo tuân thủ quy định ở mọi nơi doanh nghiệp hoạt động. Điều này rất có giá trị cho các công ty muốn mở rộng quốc tế, giúp giảm thiểu rủi ro không tuân thủ và các hình phạt liên quan.

Báo cáo nâng cao

Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài thường cung cấp khả năng báo cáo nâng cao, giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc về chi phí và xu hướng tiền lương. Những báo cáo này hỗ trợ ra quyết định kinh doanh, xác định các lĩnh vực có thể tối ưu chi phí và cải thiện quản lý tài chính. Những thông tin này còn đóng góp vào các chiến lược kinh doanh như lập ngân sách và dự báo.

Tại trung tâm Hà Nội, nơi truyền thống hòa quyện với sự đổi mới, lợi ích của việc thuê ngoài tính lương không chỉ nằm ở việc tiết kiệm chi phí – đó là về sự phát triển thông minh. Điều này giúp tạo không gian cho doanh nghiệp phát triển, bất kể bạn là một công ty mới hay một thương hiệu đã nổi tiếng. Với đối tác thuê ngoài tính lương phù hợp, doanh nghiệp không chỉ làm việc với những con số mà còn xây dựng tương lai, giải phóng nguồn lực để đầu tư vào đội ngũ và tầm nhìn của mình. Hãy chào đón sự thay đổi, giúp hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn và đứng vững trên thị trường toàn cầu, với tinh thần của Hà Nội dẫn dắt chúng ta trong từng bước đi.