Xây Dựng Chính Sách Và Quy Trình Làm Việc Từ Xa

Đại dịch COVID-19 đã đẩy nhanh sự phát triển của làm việc từ xa, cho thấy những lợi ích như tính linh hoạt cao hơn và giảm thời gian đi lại. Khi làm việc từ xa vẫn tiếp diễn, việc phát triển các chính sách và quy trình làm việc từ xa chu đáo là chìa khóa để các tổ chức đạt được thành công bên ngoài văn phòng truyền thống. Các chính sách và thỏa thuận làm việc từ xa dành cho nhân viên được thiết kế tốt sẽ cung cấp cấu trúc và hướng dẫn cần thiết để các nhóm phân tán phát triển. Lập kế hoạch chủ động cho phép các công ty chính thức hóa các kỳ vọng, hỗ trợ hợp tác, đảm bảo an ninh và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Chính sách làm việc từ xa nên bao gồm những gì?

Một chính sách làm việc từ xa toàn diện là yếu tố quan trọng đối với các tổ chức cung cấp sự linh hoạt về địa điểm làm việc cho người lao động. Các chính sách và quy trình làm việc từ xa được định nghĩa rõ ràng sẽ tạo ra kỳ vọng chắc chắn, đảm bảo tuân thủ, và khiến chiến lược làm việc từ xa trở nên thành công. Các yếu tố chính cần được đề cập trong chính sách làm việc từ xa bao gồm điều kiện để làm việc từ xa, cách thức sắp xếp công việc, công nghệ, thời gian nghỉ, tiền lương, các quy định khi làm việc từ xa, và việc thực thi chiến lược.

Điều kiện

Chính sách làm việc từ xa cần xác định rõ các vị trí nào đủ điều kiện cho hình thức làm việc từ xa. Thông thường, các nhân viên làm việc độc lập và kỹ sư phần mềm là các vị trí phù hợp với làm việc từ xa. Những bộ phận tiếp xúc với khách hàng, những công việc yêu cầu sự có mặt tại chỗ và những vị trí mới vào nghề có thể thích hợp hơn khi làm việc tại văn phòng. Cần linh hoạt xem xét cho nhân viên mong muốn làm việc từ xa vì lý do sức khỏe hoặc gia đình. Hãy trình bày một cách rõ ràng các tiêu chí và quy trình để người lao động yêu cầu xác nhận điều kiện đủ cho việc làm việc từ xa.

Sắp xếp công việc phù hợp

Chính sách cần mô tả cụ thể lịch trình làm việc và các địa điểm từ xa được chấp thuận. Nhiều tổ chức áp dụng chính sách linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc từ xa 2-3 ngày mỗi tuần. Còn một số khác thì hỗ trợ lịch trình làm việc hoàn toàn từ xa. Cần chỉ rõ liệu nhân viên có thể làm việc từ xa toàn thời gian tại bất kỳ nơi nào, hay họ cần ở trong phạm vi nhất định so với văn phòng. Đề xuất liệu nhân viên làm việc từ xa có cần phê duyệt của quản lý cho lịch trình làm việc phù hợp cho họ hay không. Cung cấp hướng dẫn thiết lập văn phòng tại nhà, bao gồm trang thiết bị cần thiết và không gian làm việc không gây xao lãng.

Công nghệ và thiết bị

Đối với làm việc từ xa, công nghệ và thiết bị đáng tin cậy là yếu tố không thể thiếu. Chính sách cần liệt kê các phần cứng, phần mềm, chương trình và ứng dụng mà nhân viên cần để làm việc từ xa. Nêu rõ các quy trình và kênh hỗ trợ công nghệ dành cho nhân viên làm việc từ xa. Bảo mật dữ liệu cũng cần được chú trọng – bao gồm các biện pháp an ninh mạng tốt nhất cho nhân viên làm việc từ xa cùng với nguyên tắc an toàn dữ liệu. Một số tổ chức cung cấp trợ cấp hoặc hoàn trả chi phí cho các thiết bị cụ thể.

Thời gian nghỉ và ngày nghỉ phép của nhân viên

Chính sách cần quy định rõ các quy tắc về thời gian nghỉ và nghỉ phép cho nhân viên làm việc từ xa. Trình bày quy trình để nhân viên từ xa gửi yêu cầu và thông báo về kế hoạch nghỉ phép, dù đó là nghỉ phép đã lên kế hoạch trước hay không. Xem xét việc nới lỏng chính sách cho các ngày nghỉ ốm khi làm việc tại nhà. Sức khỏe của nhân viên có thể ảnh hưởng đến năng suất nếu họ cố gắng làm việc khi không khỏe. Đảm bảo rằng nhân viên làm việc từ xa hiểu cách sử dụng công nghệ để duy trì sự cộng tác khi họ không có mặt tại văn phòng.

Bồi thường và hoàn trả

Cân nhắc xem có nên điều chỉnh mức lương hoặc cấp độ công việc dựa trên vị trí của nhân viên khi làm việc toàn thời gian từ xa hay không. Phác thảo xem tổ chức có cung cấp khoản hoàn trả cho các chi phí làm việc từ xa như phí internet, tư cách thành viên làm việc chung hoặc nội thất văn phòng tại nhà hay không. Nêu chi tiết các loại chi phí có thể được nộp để được hoàn trả và quy trình thực hiện việc đó.

Sự tuân thủ

Chương trình làm việc từ xa cần phải tuân thủ mọi luật lệ và quy định lao động tại địa phương. Đưa ra các tuyên bố từ chối trách nhiệm trong chính sách để nhắc nhở nhân viên làm việc từ xa rằng họ phải theo dõi và tuân theo các luật lệ và yêu cầu tại nơi họ làm việc. Trình bày rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm pháp lý và đảm bảo rằng nhân viên làm việc từ xa có các hình thức bảo hiểm phù hợp.

Thi hành chính sách

Chính sách nên mô tả rõ các hậu quả khi không tuân thủ quy định làm việc từ xa. Áp dụng biện pháp như cảnh cáo, giảm lương và chấm dứt hợp đồng có thể ngăn chặn việc lạm dụng quyền lợi làm việc từ xa. Thiết lập một quy trình cải thiện cấu trúc cho những nhân viên làm việc từ xa gặp khó khăn trong việc đáp ứng kỳ vọng về hiệu suất. Cung cấp các nguồn lực hỗ trợ như đào tạo và tư vấn trước khi quyết định quay trở lại làm việc tại văn phòng.

Với việc xây dựng chính sách và quy trình làm việc từ xa một cách toàn diện, cả người quản lý và nhân viên sẽ có hướng dẫn rõ ràng về những kỳ vọng của chương trình làm việc từ xa. Các chính sách rõ ràng củng cố văn hóa làm việc từ xa, đồng thời bảo vệ tổ chức. Việc xem xét và cập nhật chính sách khi chương trình làm việc từ xa phát triển sẽ hỗ trợ sự phát triển bền vững. Chính sách làm việc từ xa chi tiết và giao tiếp cởi mở sẽ giúp tổ chức tận dụng lợi ích từ việc tăng cường tính linh hoạt của môi trường làm việc. Chuyển đổi làm việc từ xa vẫn tiếp tục diễn ra, các chính sách mạnh mẽ sẽ giúp định vị và xây dựng tổ chức cho tương lai.

Hướng dẫn triển khai chính sách làm việc từ xa

• Nhận sự ủng hộ của lãnh đạo – Để chính sách làm việc từ xa phát huy hiệu quả,  các tổ chức cần có sự hỗ trợ từ lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo và quản lý cần đồng hành với các giá trị và văn hóa làm việc từ xa. Thông điệp và hành động của họ xung quanh các chính sách phải phản ánh cam kết về tính linh hoạt.
• Thu hút các bên liên quan tham gia vào quá trình xây dựng chính sách – Nhân viên làm việc từ xa, chuyên gia nhân sự, nhà quản lý và nhóm CNTT nên cộng tác để xây dựng chính sách. Điều này đảm bảo sự đồng thuận và mọi quan điểm đều được xem xét khi phác thảo các chính sách và quy trình làm việc từ xa.
• Truyền đạt chính sách và đào tạo nhân viên – Sau khi hoàn thiện, các chính sách và quy trình làm việc từ xa cần được truyền đạt rõ ràng. Các chương trình đào tạo nên hướng dẫn nhân viên về kỳ vọng và nguồn lực. Điều này giúp nhân viên từ xa và nhân viên tại văn phòng chủ động để cộng tác liền mạch.
• Bắt đầu thử nghiệm nhỏ và riêng biệt – Để hạn chế gặp rủi ro ngay từ đầu, trước khi triển khai quy mô lớn, tổ chức nên thử nghiệm chính sách trên các nhóm nhỏ. Điều này giúp rút ra bài học và tinh chỉnh chính sách trước khi áp dụng cho toàn công ty.
• Liên tục xem xét và cập nhật chính sách – Do môi trường làm việc từ xa luôn thay đổi, chính sách cần được xem xét định kỳ để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và nhân viên. Sự phản hồi từ các bên liên quan quan trọng trong việc cải tiến chính sách.
• Cung cấp công cụ và công nghệ phù hợp – Tổ chức cần cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa các công cụ công nghệ tin cậy, bao gồm phần mềm liên lạc, quản lý dự án, chia sẻ tài liệu và bảo mật, nhằm đảm bảo họ có thể hợp tác một cách suôn sẻ với nhóm tại văn phòng.

Khi cân nhắc kỹ lưỡng, các tổ chức có thể triển khai các chính sách và quy trình làm việc từ xa với cấu trúc khả dụng đồng thời vẫn giữ được linh hoạt. Mặc dù việc thích ứng với làm việc từ xa có nhiều thách thức nhưng việc thiết lập các hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp các nhóm cộng tác liền mạch. Cách thức làm việc từ xa lý tưởng cần tạo ra sự cân bằng giữa tính linh hoạt và lựa chọn của nhân viên với sự nhất quán trong toàn tổ chức. Bằng cách tiếp cận có chủ đích và sử dụng công cụ phù hợp, các công ty có thể tạo dựng một văn hóa làm việc từ xa, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và có động lực, ngay cả khi họ không làm việc tại văn phòng. Khi chính sách và quy trình làm việc từ xa tạo ra cảm giác thoải mái và tự do cho nhân viên, cả tổ chức và nhân viên đều sẽ có cơ hội phát triển.